در چشم انداز پویا مدیریت پروژه، گواهینامه مدیریت پروژه حرفه ای (PMP) به عنوان چراغی از تعالی است که متخصصان را به مجموعه ابزار جامعی از اصول و بهترین شیوه ها مجهز می کند. در این میان، مدیریت ریسک سنگ بنای است که می تواند یک پروژه را ساخته یا شکست دهد. به عنوان یک تامین کننده PMP، من از نزدیک شاهد قدرت تغییردهنده به کارگیری اصول مدیریت ریسک PMP در پروژه های واقعی بوده ام. در این وبلاگ، من بینش هایی را در مورد نحوه اجرای موثر این اصول با تکیه بر تجربیات دنیای واقعی و دانش صنعت به اشتراک خواهم گذاشت.
آشنایی با اصول مدیریت ریسک PMP
مدیریت ریسک PMP یک رویکرد ساختاریافته است که شامل شناسایی، تجزیه و تحلیل، پاسخگویی و نظارت بر ریسک ها در طول چرخه عمر پروژه می شود. اصول کلیدی مبتنی بر یک ذهنیت فعال است، با هدف به حداقل رساندن اثرات منفی تهدیدها و استفاده از فرصت ها.
شناسایی ریسک
اولین قدم در مدیریت ریسک PMP، شناسایی ریسک های بالقوه است. این شامل جمع آوری یک تیم متنوع از ذینفعان، از جمله مدیران پروژه، اعضای تیم، مشتریان، و کارشناسان موضوع است. جلسات طوفان فکری، تجزیه و تحلیل داده های تاریخی و تجزیه و تحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها، تهدیدها) تکنیک های رایج هستند. به عنوان مثال، در یک پروژه توسعه نرم افزار، خطرات می تواند شامل تغییر روندهای فناوری، کمبود منابع و تغییرات نظارتی باشد. با مشارکت همه طرف های مرتبط، می توانیم طیف گسترده ای از خطرات را که در غیر این صورت ممکن است مورد توجه قرار نگیرند، کشف کنیم.
تجزیه و تحلیل ریسک
هنگامی که ریسک ها شناسایی شدند، باید از نظر احتمال وقوع و تأثیر بالقوه آن ها تحلیل شوند. تحلیل کیفی شامل رتبهبندی ریسکها بر اساس احتمال و تأثیر آنها با استفاده از مقیاس ساده، مانند بالا، متوسط یا پایین است. از سوی دیگر، تجزیه و تحلیل کمی، مقادیر عددی را به احتمال و تأثیر اختصاص میدهد و امکان محاسبات دقیقتر در معرض خطر را فراهم میکند. ابزارهایی مانند شبیه سازی مونت کارلو را می توان برای مدل سازی سناریوهای مختلف و تخمین ریسک کلی پروژه استفاده کرد. به عنوان مثال، اگر 30 درصد احتمال دارد که یک تامین کننده کلیدی تحویل را به تاخیر بیاندازد، و تاثیر آن بر برنامه پروژه یک تاخیر دو هفته ای تخمین زده می شود، می توانیم تاثیر مورد انتظار را بر جدول زمانی پروژه محاسبه کنیم.
برنامه ریزی واکنش به ریسک
پس از تجزیه و تحلیل ریسک ها، باید استراتژی های واکنش مناسب ایجاد شود. چهار نوع اصلی پاسخ ریسک برای تهدید وجود دارد: اجتناب، انتقال، کاهش و پذیرش. اجتناب شامل حذف ریسک با تغییر طرح پروژه است. به عنوان مثال، اگر خطر منسوخ شدن یک فناوری خاص وجود داشته باشد، ممکن است از یک فناوری معتبرتر استفاده کنیم. انتقال ریسک به معنای انتقال بار به شخص ثالث است، مانند بیمه یا برون سپاری. استراتژی های کاهش با هدف کاهش احتمال یا تأثیر خطر است. به عنوان مثال، افزایش تعداد بررسی های کنترل کیفیت می تواند خطر نقص محصول را کاهش دهد. پذیرش زمانی گزینه ای است که هزینه پرداختن به ریسک بیشتر از تاثیر احتمالی آن باشد. برای فرصتها، استراتژیهای پاسخ شامل بهرهبرداری، اشتراکگذاری، ارتقاء و پذیرش است.
نظارت و کنترل ریسک
مدیریت ریسک یک فرآیند مداوم است. برای اطمینان از موثر بودن راهبردهای پاسخ و شناسایی خطرات جدیدی که ممکن است ظهور کنند، ریسک ها باید به طور مداوم پایش شوند. باید بررسی های منظم ریسک انجام شود و شاخص های ریسک کلیدی (KRIs) باید ایجاد شود. KRI ها معیارهایی هستند که احتمال وقوع یک رویداد ریسک را نشان می دهند. برای مثال، اگر تعداد درخواستهای تغییر در یک پروژه به سرعت در حال افزایش باشد، میتواند نشانهای از خزش بالقوه دامنه باشد. با نظارت بر KRI ها، می توانیم اقدامات به موقع برای مقابله با خطرات نوظهور انجام دهیم.
بکارگیری اصول مدیریت ریسک PMP در پروژه های واقعی
بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه این اصول را می توان در یک پروژه دنیای واقعی به کار برد. فرض کنید در حال کار بر روی یک پروژه ساختمانی برای ساخت یک ساختمان تجاری هستیم.
مرحله شناسایی ریسک
ما با جمع آوری یک تیم پروژه که شامل معماران، مهندسان، پیمانکاران و کارفرما است، شروع می کنیم. ما یک سری جلسات طوفان فکری برای شناسایی خطرات احتمالی برگزار می کنیم. از داده های تاریخی پروژه های مشابه، می دانیم که شرایط آب و هوایی می تواند به طور قابل توجهی بر برنامه ساخت و ساز تأثیر بگذارد. سایر خطرات شامل کمبود نیروی کار، نوسانات قیمت مواد و تاییدیه های نظارتی است. ما همچنین عوامل خارجی مانند شرایط اقتصادی محلی و مخالفت جامعه را در نظر می گیریم. با مشارکت همه ذینفعان، ما یک ثبت ریسک جامع ایجاد می کنیم که تمام ریسک های شناسایی شده را فهرست می کند.
فاز تحلیل ریسک
سپس هر ریسک را در رجیستر تجزیه و تحلیل می کنیم. برای خطرات مربوط به آب و هوا، از داده های آب و هوای تاریخی برای تخمین احتمال رویدادهای آب و هوایی شدید در طول دوره ساخت و ساز استفاده می کنیم. ما همچنین تأثیر آن را بر برنامه و بودجه پروژه ارزیابی می کنیم. کمبود نیروی کار بر حسب شرایط بازار کار محلی و در دسترس بودن کارگران ماهر تحلیل می شود. نوسانات قیمت مواد بر اساس روند بازار و نوسانات قیمت مواد اولیه ارزیابی می شود. با استفاده از ترکیبی از تجزیه و تحلیل کیفی و کمی، ریسک ها را رتبه بندی کرده و آنها را برای اقدامات بعدی اولویت بندی می کنیم.
فاز برنامه ریزی واکنش به ریسک
برای خطر آب و هوای شدید، ما یک استراتژی کاهش ایجاد می کنیم. ما قصد داریم در زمانبندی بافر در زمانبندی بسازیم و برنامههای اضطراری برای کار در داخل خانه در هنگام هوای بد داریم. برای رسیدگی به کمبود نیروی کار، ممکن است با مؤسسات آموزشی محلی برای اطمینان از عرضه ثابت کارگران ماهر مشارکت داشته باشیم. برای نوسانات قیمت مواد، میتوانیم با تامینکنندگان قراردادهای بلندمدت ببندیم یا از استراتژیهای پوشش ریسک استفاده کنیم. ما همچنین خطراتی را که میپذیریم، مانند تأخیرهای جزئی نظارتی که بعید است تأثیر قابلتوجهی بر پروژه داشته باشند، شناسایی میکنیم.
مرحله نظارت و کنترل ریسک
در طول فرآیند ساخت و ساز، ما به طور مداوم خطرات را رصد می کنیم. ما پیش بینی آب و هوا را دنبال می کنیم و برنامه کاری را بر اساس آن تنظیم می کنیم. ما بر بازار کار و تعداد کارگران در محل نظارت می کنیم تا علائم کمبود نیروی کار را تشخیص دهیم. ما همچنین مراقب قیمت مواد و پیشرفت مصوبات نظارتی هستیم. اگر یک رویداد ریسک رخ دهد، ما استراتژی های پاسخ از پیش برنامه ریزی شده را اجرا می کنیم. به عنوان مثال، اگر یک افزایش ناگهانی در قیمت مواد وجود داشته باشد، ما استراتژی پوشش خود را فعال می کنیم.
استفاده از مدیریت ریسک PMP در صنایع مختلف
اصول مدیریت ریسک PMP در صنایع مختلف قابل اجرا است. به عنوان مثال، در صنایع شیمیایی، خطرات می تواند شامل خطرات ایمنی، مقررات زیست محیطی و اختلالات زنجیره تامین باشد. به عنوان یک تامین کننده PMP، ما می توانیم به شرکت های شیمیایی کمک کنیم تا این خطرات را به طور موثر مدیریت کنند.
خطرات صنایع شیمیایی
در فرآیند تولید شیمیایی، خطرات مرتبط با دست زدن به مواد خطرناک وجود دارد. خطرات ایمنی باید شناسایی و کاهش یابد تا از حوادث جلوگیری شود. مقررات زیست محیطی به طور مداوم در حال تغییر هستند و عدم رعایت آن می تواند منجر به جریمه های قابل توجه و آسیب به شهرت شود. خطرات زنجیره تامین، مانند کمبود مواد خام، می تواند تولید را مختل کند. به عنوان مثال، در تولید1،3 - بنزندیولخطرات می تواند شامل در دسترس بودن مواد خام کلیدی و کارایی فرآیند تولید باشد.
بکارگیری مدیریت ریسک PMP در پروژه های شیمیایی
ما با شناسایی تمام خطرات احتمالی در یک پروژه شیمیایی شروع می کنیم. این شامل همکاری نزدیک با مهندسان شیمی، کارشناسان ایمنی و مشاوران نظارتی است. ما خطرات را از نظر احتمال و تأثیر آنها تجزیه و تحلیل می کنیم. برای خطرات ایمنی، ما پروتکل های ایمنی سختگیرانه و برنامه های آموزشی را توسعه می دهیم. برای رسیدگی به ریسکهای نظارتی، ما از آخرین مقررات بهروز میشویم و اطمینان میدهیم که پروژه از ابتدا مطابقت دارد. برای خطرات زنجیره تامین، ما چندین تامین کننده ایجاد می کنیم و موجودی های استراتژیک را حفظ می کنیم. در مورد4 - کلروسورسینولتولید، ما بر عرضه کلر و سایر مواد خام نظارت می کنیم تا از اختلالات تولید جلوگیری کنیم.
در صنعت واسطه های رنگ، مانند تولیدمواد واسطه رنگ متیل رزورسینول، خطرات می تواند شامل نوسانات تقاضای بازار، تغییرات تکنولوژیکی و مسائل کنترل کیفیت باشد. با به کارگیری اصول مدیریت ریسک PMP، میتوانیم این ریسکها را زود شناسایی کرده و استراتژیهای پاسخ مناسب را توسعه دهیم. به عنوان مثال، برای کاهش ریسک نوسانات تقاضای بازار، میتوانیم تحقیقات بازار را انجام دهیم و برنامههای تولید انعطافپذیر را توسعه دهیم.
نتیجه گیری
استفاده از اصول مدیریت ریسک PMP در پروژه های واقعی برای موفقیت پروژه ضروری است. با پیروی از یک رویکرد ساختاریافته برای شناسایی ریسک، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی پاسخ و نظارت، می توانیم به طور موثر عدم قطعیت ها را مدیریت کرده و احتمال دستیابی به اهداف پروژه را افزایش دهیم. به عنوان یک تامین کننده PMP، من متعهد به کمک به مشتریان برای اجرای این اصول در پروژه های خود هستم. خواه یک پروژه ساخت و ساز، یک پروژه توسعه نرم افزار یا یک پروژه تولید مواد شیمیایی باشد، اصول مدیریت ریسک PMP را می توان برای رفع نیازهای خاص هر پروژه تنظیم کرد.
اگر به دنبال افزایش قابلیتهای مدیریت ریسک پروژه خود هستید، از شما دعوت میکنم تا برای مشاوره تدارکات تماس بگیرید. تیم کارشناسان ما می توانند با شما همکاری کنند تا یک برنامه مدیریت ریسک سفارشی ایجاد کنند که با اهداف پروژه و الزامات صنعت شما همسو باشد.
مراجع
- موسسه مدیریت پروژه. راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK®) – ویرایش هفتم.
- کرزنر، اچ (2017). مدیریت پروژه: رویکرد سیستمی به برنامه ریزی، زمان بندی و کنترل وایلی.
- هیلسون، دی، و سیمون، پی (2012). مدیریت ریسک پروژه عملی: روش ATOM. انتشارات گوور.